KVKK Aydınlatma Metni
1. Veri sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla UDEMKO Kongre Düzenleme Kurulu (“Kongre Düzenleme Kurulu”; Anadolu Üniversitesi Eğitim Fakültesi, Eskişehir; [email protected]) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir. UDEMKO kongre sitesi (www.udemko.com) ve katılımcı paneli bu amaçla kullanılır.
2. İşlenen kişisel veriler
- Kimlik: ad, soyad, T.C. kimlik numarası; T.C. vatandaşı olmayan katılımcılar için uyruk ve pasaport numarası.
- İletişim: e-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi.
- Kayıt ve katılım: kayıt kategorisi, katılım biçimi (yüz yüze / online), katılacağınız günler, çalıştay tercihleri, gala yemeği tercihi.
- Mesleki ve akademik: bildiri ve panel önerilerinizde yer alan yazar adları, kurumlar, e-posta adresleri, özetler, sunum dosyaları ve video bildiriler.
- Finansal: ödeme kayıtları (tutar, tarih, durum, ödeme kodu), banka havalesi / EFT dekontları ve fatura bilgileri. Kongre ücreti yalnız banka havalesi / EFT ile alınır; kartla ödeme alınmaz.
- Belgeler: kabul yazıları, katılım ve sunum sertifikaları.
- İşlem güvenliği: oturum bilgileri, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve güvenlik kayıtları.
- Çerezler: zorunlu çerezler ve onay vermeniz halinde analitik çerezler (ayrıntılar Çerez Politikası'nda).
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m. 5) |
|---|---|
| Kongre kaydınızın oluşturulması, katılımcı panelinin sağlanması, kayıt ve katılım süreçlerinin yürütülmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli olması (m. 5/2-c) |
| Bildiri ve panel önerilerinin alınması, hakem değerlendirmesi, kabul yazısı, program ve kongre kitabının hazırlanması | Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c); bir hakkın tesisi (m. 5/2-e) |
| Kayıt ücretinin havale / EFT ile tahsili, dekontların kontrolü ve ödemelerle eşleştirilmesi, fatura veya makbuz düzenlenmesi | Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c); vergi mevzuatından doğan hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç) |
| Katılım ve sunum sertifikalarının düzenlenmesi | Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c) |
| Sorularınızın yanıtlanması, kongreye ilişkin bilgilendirme e-postaları | Sözleşmenin ifası (m. 5/2-c); meşru menfaat (m. 5/2-f) |
| Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve hataların tespiti | Hukuki yükümlülük (m. 5/2-ç); meşru menfaat (m. 5/2-f) |
| Site kullanımının analiz edilmesi (Google Analytics) | Açık rıza (m. 5/1); çerez bandından verilir, her zaman geri alınabilir |
4. Toplama yöntemi
Kişisel verileriniz; kayıt, bildiri, panel önerisi, dekont, iletişim ve parola yenileme formları aracılığıyla elektronik ortamda, sizin tarafınızdan iletilmesiyle ve site kullanımı sırasında otomatik yollarla (oturum ve güvenlik kayıtları, çerezler) toplanır.
5. Aktarılan taraflar
Kişisel verileriniz yalnızca yukarıdaki amaçlar için ve gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki taraflara aktarılır:
- Kongre bilim ve düzenleme kurulları ile hakemler: bildiri ve panel değerlendirmesi.
- Ödemelerin tahsili ve mutabakatı: Anadolu Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı (Türkiye), kongre ücretinin yatırıldığı hesabın sahibi; ödeme ve dekont bilgileriniz (ad soyad, ödeme kodu, tutar, tarih) ödemelerin eşleştirilmesi ve gerekirse fatura veya makbuz düzenlenmesi amacıyla.
- Barındırma ve dosya depolama: DigitalOcean, LLC (sunucular ve dosya depolama Frankfurt, Almanya).
- E-posta gönderimi: Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES, Frankfurt, Almanya).
- İçerik dağıtımı ve bot koruması: Cloudflare, Inc. (ABD; küresel ağ, Turnstile).
- Hata izleme: Functional Software, Inc. (Sentry, ABD). Hata kayıtlarına ad, e-posta, T.C. kimlik numarası ve IP adresi gönderilmez; yalnız kullanıcı numarası iletilir.
- Video bildiriler: Vimeo.com, Inc. (ABD); yalnızca video bildiri yükleyen katılımcıların videoları.
- Site analizi: Google Ireland Limited / Google LLC (Google Analytics); yalnızca açık rızanız varsa.
- Erişilebilirlik aracı: weaccess.ai; aracın yüklenebilmesi için tarayıcınızın IP adresi. Araç çerez bırakmaz, tercihlerinizi tarayıcınızda saklar.
- Harita: OpenStreetMap Foundation (Birleşik Krallık); iletişim bölümündeki haritanın gösterilebilmesi için tarayıcınızın IP adresi. Harita çerez bırakmaz.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuatın gerektirdiği hallerde.
Yurt dışına aktarım: Barındırma, dosya depolama, e-posta, içerik dağıtımı, hata izleme, video, analiz ve harita hizmet sağlayıcılarının sunucuları yurt dışında bulunduğundan, bu kapsamdaki verileriniz yurt dışına aktarılır.
6. Saklama süreleri
- Kayıt, bildiri ve belge kayıtları: kongre süreci ve sonrasında sertifika ve kabul yazısı erişimi için kongrenin bitiminden itibaren 3 yıl.
- Ödeme ve fatura kayıtları: vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süre (Vergi Usul Kanunu uyarınca en az 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl).
- Güvenlik kayıtları: sunucu ve uygulama kayıtları 14 gün, hata izleme kayıtları 90 gün.
- İletişim formu mesajları: yanıtlandıktan sonra 1 yıl.
Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
8. Başvuru
Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak kimliğinizi tespit edici bilgilerle birlikte yazılı olarak Anadolu Üniversitesi Eğitim Fakültesi, Eskişehir adresine ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
Son güncelleme: 21 Ekim 2026